L'Università nel conseguimento dei suoi molteplici fini istituzionali gestisce quotidianamente migliaia di dati personali di studenti, docenti e personale tecnico amministrativo, e altri soggetti. Con il Regolamento UE n. 679/2016, (General Data Protection Regulation, GDPR) ed il d.lgs. n. 101/2018 di adeguamento della disciplina contenuta nel d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 al GDPR, gli interessati acquisiscono una serie di diritti sui propri dati a fronte dell'obbligo di ogni Ateneo di trattare i dati in base ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione (accountability). Speciale attenzione viene riservata alla procedura di data breach, nonché alla ricerca medica, biomedica ed epidemiologica che prevede trattamenti di dati particolari la cui conoscibilità può incidere in maniera significativa sui diritti e le libertà degli interessati. L'università deve contemperare l'esigenza di tutela dei dati personali e della loro riservatezza, con il diritto di accesso agli stessi in funzione del principio di trasparenza, che si esercita oggi in tre modalità: accesso documentale (art. 22 Legge n. 241/1990), accesso civico semplice e accesso civico generalizzato (rispettivamente articolo 5, comma 1, e art. 5, commi 2 e 3 del d. lgs. n. 33/2013).
